备案单证管理，税务风险防控讲解-外贸培训

出口企业：备案单证管不好，税务风险难防控。对出口退（免）税实施单证备案管理，一方面理顺了企业内部出口环节，另一方面降低了企业出口退税风险，减轻了企业会计人员的办税压力，同时为出口企业办理出口退（免）税提供了极大的便利。对出口企业来说，有必要强化备案单证的日常管理，谨防后续涉税风险。​
国家税务总局公开数据显示，今年前8个月，我国累计办理出口退（免）税1.35万亿元，为我国外贸出口稳定增长发挥了积极作用。出口退（免）税，对出口企业来说是非常重要的政策。在办理出口退（免）税过程中，相关单证的备案管理看似事小，却是出口企业的税务风险高发点。
备案单证是什么？
自2006年1月1日起，我国对出口企业出口货物退（免）税有关单证实行备案管理制度。企业在申报出口退（免）税时，不需要提供相关单证，按照规定留存备查即可。今年初，《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理 促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号，以下简称“9号公告”）发布，对出口退（免）税备案单证的管理要求进行了优化。
根据规定，出口企业备案单证的内容主要分为三类：出口企业签订的购销合同、出口货物的运输单据、出口企业委托其他单位报关的单据。企业应在申报出口退（免）税后15日内，将相应备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。纳税人无法取得上述单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案，还可以自行选择纸质化、影像化或者数字化方式，对备案单证进行留存保管。
实施单证备案管理制度后，备案单证成为企业办理出口退（免）税的一项必备材料，并由企业保管。这样，一方面理顺了企业内部出口环节，另一方面降低了企业出口退（免）税风险，减轻了企业会计人员的办税压力，同时为出口企业办理出口退（免）税提供了极大的便利。尤其是自9号公告实施以来，企业出口退（免）税时限进一步缩短。以贵州省为例，企业正常出口退（免）税平均办理时限已压缩至2个工作日以内，其中一类出口企业仅需30分钟就可办结。
常见税务风险有哪些？
笔者在实务工作中发现，一些出口企业因不了解或未全面掌握出口退（免）税货物单证备案的相关规定，忽略了对备案单证的管理，引发了税务风险。
不重视备案单证的规范性，是出口企业常见的风险点之一。主管税务机关在日常备案单证抽查管理中发现，A公司作为商贸出口企业，2019年出口的商品并未提供备案合同，后续也无法提供充足的证明材料，只有与售货公司购货口头协议的书面记录复印件。该复印件中，也没有明确商品数量、金额等具体信息，既不符合市场交易规律，也不符合合同法对于购销合同的相关规定。最终，因缺少符合规范的购销合同，A公司无法适用出口退税政策，负数冲减原出口退税申报，改为免税申报。
不同单据之间的信息缺乏一致性，也是一个常见的风险点。实际操作中，出口企业走海运居多，会碰上两种类型的提单：船东提单和货代提单。船东提单是船公司签发的海运提单，可以签发给直接货主，也可签发给货代公司，再由货代公司出具货代提单给直接货主。货代提单又称无船承运人提单，是具备资格的货代公司所签发的提单，一般签发给直接货主。需要注意的是，不论是船东提单还是货代提单，提单上的发货人、货物品名、数量、规格、运输方式、目的港、提运单号等内容，都必须与出口货物报关单内容相符。
主管税务机关抽查发现，商贸出口企业B公司2020年出口商品所留存的备案单证中，货代提单的发货人名称为货代公司，但出口货物报关单中的发货人名称为B公司自己。由于运输单据与报关单内容不一致，B公司无法适用出口退（免）税政策，需要按照《财政部 国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税〔2012〕39号）的规定，作征税处理。
不注重备案单证的完整性，也是出口企业常见的风险点。值得关注的是，9号公告在出口货物运输单据中，特别列明了出口企业承付国内运输发票。实务中，大部分出口企业通常将一揽子出口业务委托给货代公司进行物流操作，货代公司会把境内运输费用、国际运输费用的增值税发票一并开具给出口企业。需要注意的是，根据增值税的规定，国际运输费用免税，而境内运输费用应按适用税率计税。企业务必准确区分。
主管税务机关抽查发现，商贸出口企业C公司2020年发生的出口业务中，由其承担了从国内生产企业到出港口的国内运输费用，但是，C公司没有将相应的运输发票与货代公司开具的代理服务发票进行区分，企业账本上也找不到国内运输费用的相关记录。不仅如此，货代公司也无法提供C公司承担国内运输费用的相关记录。最终，C公司因备案单证不合规，无法适用出口退税政策，须负数冲减原出口退税申报，改为免税申报。
日常管理中应注意什么？
单证备案管理是企业申报出口退（免）税之后的工作，看似不会影响企业拿到出口退税款，其实是企业办理出口退（免）税的关键环节，容不得半点马虎。出口企业务必按照规定，在申报出口退（免）税后15日内，合规进行单证备案及后续保管存放。
在日常管理中，出口企业应制定相应的税务风险防控机制，定期对备案单证的相关情况进行整理和核对，确保单证的具体内容符合规范。如果梳理发现单证存在疏漏，应尽快补充完善。确实无法补充获取的，应取得具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。
如果连其他资料都无法取得，建议出口企业及时与主管税务机关沟通，对相应的出口货物不适用增值税退税或免税政策，及时更正申报，避免产生后续被主管税务机关认定为骗取出口退税等法律风险。
（作者单位：国家税务总局黔南布依族苗族自治州税务局、国家税务总局贵州省税务局）

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