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优秀外贸人必须坚持做的10件事情

主要内容(外贸培训)


滴水穿石非一日之功,许多外贸大神在拿下大单之前,都是做了充足准备、付出了足够的努力,而不是简单的运气使然。一位从业多年的外贸大咖,依据多年成功经验,列出了一个优秀的外贸人必须做好的10项工作。

一、找不到客户怎么办?

有很多各种各样的原因值得思考:

1、是我们产品的问题吗?

2、是自己努力的还不够吗?

3、是自己在做业务时候的方法不对吗?

4、在某些环节出现了光靠自己改进无法攻克的问题吗?

关于以上4点(肯定不止这些)原因,给出一些过来人的经验之谈:

第一点,客观地认识自己的产品,知道它的卖点,它的优势在哪儿。是否真的没有竞争力?我想既然是做外贸产品,应该是不会在各个方面都完全不具备太强竞争力的产品。退一万步说,假设真有这样的产品,真正有能力的业务也能做出人际关系营销。也就是说哪怕客户知道你的产品在同样质量价格比其他产品高的情况下,还是愿意从你这里购买。当然,这种是极端情况。而且已经进入了高端的营销技术了。

第二点,需要靠自己主观的判断,是否是因为自己偷懒,比如每天发的邮件量,寻找新客户的数量太少的原因,而导致没有订单。我当初刚开始做的时候,带我的师傅给过一个形象的比喻,做业务,尤其是外贸,既像打鱼,又像种植。

每天的日常工作就相当于播种和撒网,你永远不知道什么时候撒的一颗种子,在哪里撒的一网,就能给你带来收获,而我们不可能一直成天空想之前的努力马上出成果,所以要每天坚持不懈地做下去,多在比如领英、免费B2B平台等一切可能接触到客户的网站上撒网,一方面积累可信任的长期人脉,另外一方面不断的获取新的机会。

第三点,当我们做好第二点的工作之后需要考虑的下一个问题:方法。种子种下去了,发芽了即出现了有兴趣的客户了,但是因为我们自己的方法原因,也许不能让客户满意,或者有分歧,导致定不下单。这种情况出现后,不要灰心,冷静思考原因。我自己的方法是,将之前所有失败的单统计起来,分门别类,100个失败的客户询问中,有多少个是因为什么原因导致谈不下去。这样对你总结经验教训,针对性的修正方法很有帮助。

第四点,举个例子比较好理解。之前我们是做水暖管道产品的,出口到某些国家,某些行业需要一些安全认证,如果公司没有的话,对应的客户是很难下单的。如果是这样的情况,需要向公司反映。

贵在坚持!退一步说,按照我上面说的思维,能做好的人不少,我做不好,想转行,但是转行了我能保证自己在那一行一定能做的比在外贸中做的更好吗? 有句古话说的好:是金子,在哪都能发光。

二、如何写开发信?

之所以写关于邮件的事情,邮件是与客户沟通最频繁也是开启订单的钥匙之一。注重客户邮件,从写开发信到回复邮件一点都不能马虎。首先,国内和国外的客户,总体上来说,都是人。所以基本没有太大的不同,需要注意的地方基本都是一样的。不过在某些小细节上会因地制宜,比如非洲的国家, 在经过几次聊天之后,如果客户在聊天内容中称呼你为“brother" (额,你说你是女孩子,好像不会碰上这样的事情。不过举例,无妨。)这就是拉近关系的最好时机,不要犹豫,果断也如此称呼他。好些个和非洲兄弟做的单都经过了这一环节。总体来说,每个国家都会有一些自己的细节上的小习惯,这个需要我们平时工作中多注意,多积累。比如俄罗斯人的英语普遍不好。

第一:一封好的开发信,除了内容不能过长,要有明确的主题之外,我认为最重要的开门见山,开头2句话内,介绍完我们公司是干嘛的,找到这个客户是想做什么。为客户省时间也是给我们自己更多的机会;

第二:是切忌语法不要太犀利。我经常被某些西方客户弄得头大,虽然咱英语还马马虎虎,但是也不带你用各种异常熟练的当地语法来调教我们的啊。所以开发信中的语法,最好是符合教科书那种的,死板一点。

当然,保证客户能看懂好理解才是王道。因为我们面对的客户,也许他们的英语水平也就跟我们差不多,像上面提到的俄罗斯客户,他们的英语很不好,如果你开发信英语写的太地道,反而会给他们的理解带来困难。

三、怎么回复询盘客户邮件?

做过的人才明白,邮件都能生出万般事端,对于回复客户邮件也是不断因环境变更需要改变,回复询盘客户邮件也是一种机会,需要很多注意的地方。收到询盘,第一时间打开,也就是你最快的时间。用一分钟打开,2-3分钟,认真阅读邮件内容(一般不会太长,且比较简单,最多5分钟分析完毕)。

回复相信大家都有自己的模板,没有的最好建立一个模版,并不断完善。我说的只是模板,一定要根据实际情况有所改变。客户需要的是唯一性,让他觉得你在认真对待他,你为这个询盘有很认真的准备。

内容开头, dear 加他们的名字或者其他,自己感觉简单说下他的询盘we are pleased to receive your inquiry hear that you are interested in our。。。简单说下自己的公司三句话 Our company,名字,专业生产(老外提到的产品)and。。。(自己主打产品),然后由于什么好的质量,价格,我们的产品卖的很好,或者换成你们的优势。

如果熟悉他们国家的市场,你可以说:we are glad that our product sells good in your market (不清楚就别乱说,反正写下,你们的产品非常适合他们的市场,要是新市场,就说这个市场我们正在努力开发中,我们以优异的质量和强有力的价格已经取得了一些成就,或者实在没有就说,我们很高兴,有你这样一个伙伴帮助我们开发市场。我们会给你提供最低的价格和最好的质量帮助你打开市场。

简要介绍一下客户提到的产品,最小起订量,大概因素,一定要主打的,你们的优势,每个公司肯定不一样。如果价格觉得有竞争力,报一个价格,你们的最小起定量(也可以转化成优势的,降低MOQ),大概的运输方式,支付方式,这个根据客户的询盘来考虑报与不报。要让人家觉得咱实在,人家玩虚的,咱也玩虚,但要写得很实在,表现出很真诚。

最能勾引老外的地方到了,把最小起定量降低点,价格稍微抬高点。然后就说如果你不介意,请告诉我们的你的数量或者要求,we wil try our best to give you a discount 。尽全力给他打折,前提是你得回复,吊他胃口。然后推荐产品,一定要有比较,有比较才能够分量,老外要的是普通产品,推荐一下新产品(主要推优势,简单描述)如果你感兴趣,并不介意的话我下一次给你做个报价。总之要形成对比、形成价格或者性能,质量反差。

说下公司的或者我们的给予一些服务,比如可以OEM啊,可以打你标签啊,可以帮你刷字啊这些,附属的但又很有必要。再一次提醒他 if you have any questions please feel free to contact me .Your prompt reply will be highly appriciated. 这个可以换的,要是有诚意的客户直接要msn,或者其他联系方式,不大有诚意的,报自己的。这只是一些简单的方法,主要是通过最大程度的激发客人的兴趣,和多次提醒让他联系你,一次一次冲击他主动联系你的欲望。

四、怎么判断国外采购公司规模

判断客户公司的规模,对于业务员来说很重要,这样在谈价格以及其他条款的时候才能掌握主动。一般要怎么去判断客户公司的规模呢?我们都是做实事的,实际经验很重要,做过和没做过的看多了就知道。最基本的信息是公司的注册时间及相关信息,还有就是网站信息。

第一,查看公司的注册时间。有些朋友从一些国外的官方机构查找到某某公司注册时间可能才几个月,可能才半年或者找不到某某公司的名字。于是,做出判断:此公司必然不大。或者此公司虚假。

其实,公司历史不说明问题。准确的说,公司历史当然是越长越好,这里说的公司历史不说明问题是指,你查到的是对方公司真正的历史。比如:对方公司是从某一大公司分离出来的全资子公司。可能只有三个月的历史,而实际上,却是坐拥几亿资产的“新公司”。

比如:某一公司的股东是原XX公司的总裁,是属于独立出来的新公司,但是,可能却有十分健全的公司机构和客户。再比如,因为某一特大型的项目,由几个集团公司出资筹建的项目公司,可能整个公司只会存在8个月,但是,你能说这是一个虚假的公司吗? 等等。所以,当你查对方公司历史的时候,请确认你查的是这一公司的“真正历史”,而并不是表像。

第二,查看公司的网站。一般而言,国外中大型的公司,相对而言,机构比较全,而网站上,所标识的部门联系方式,都是非常准确的。欧洲法律规定,公司必须将其办公地址,公司的法律声明都在公司的网站上公布。这是一个强制规定。

换一句话说,当你看不到公司网站上有“legal statement”,看不到有相应的条款或者公司的准确联系方式,而只是一个EMAIL之类的,那这个公司是必然有问题的,不管其网站做得多唯美,因为这个基本的公司法务部门的常识他们都没有做到。

就像中国现在的网站上没有ICP一样不可思议。这里就只提这么两小点,作为这两天看到太多靠一些简单信息就对对方公司做判断的误导。注册时间,公司历史,公司网站,都不说明问题。如果你想做大生意,请出点钱找资信公司和银行!

五、怎么辨别真假客户?

古语有云:真亦假时假亦真,假亦真时真亦假。说这么多关于辨别客户的问题,其实就是为了提高转化率。真假客户的概念从何谈起呢? 在一般人印象中,假客户就是那些单纯过来咨询,并不打算立刻下单的? 或者是同行中的其他人过来打探我们信息的? 真客户就是那些真的有意图来购买我们产品的?

除去同行中不怀好意来打探消息的那种情况,我认为所有上门向我们咨询的客户都应该归类为真客户。真的有意图来购买我们产品的客户按下不表,即使是完全没有打算来购买我们产品,只是单纯想来询问,打探价格行情的。我也认为应该算作是真客户。

为什么?他既然愿意花时间去打探这方面的行情,无论如何,肯定是做与我们产品有关的行业的。如此,只要我们把产品信息告诉他,那么,就是一次成功的推广,效果暂且不论,但是推广是一定的。这和我们在网络上,发送开发信,又有何不同呢?相对于没有回复的开发信,我认为这样的效果反而更好。

他们之所以会咨询,说明无论是他们,或者是他们的客户,或者是他们的合作人,总会有跟他们有关系的朋友对我们同类产品会有需求,毕竟每个人的时间都是宝贵的,何必为自己完全没有用的信息浪费时间,你说呢?所以,只要我们保持平常心,对每个上门来咨询的客户都保持同等对待,按照流程,逐渐将我们产品呈现给他们看,我们的目的就达到了。

也许在将来,当这些客户回顾他们获得的所有信息的时候,因为我们的态度,因为我们留给他们的产品信息,使他们或者他们的朋友最终选择了我们的产品,从而成单也未可知。(但是流程一定要把握好,不是每一个客户都要我们第一封信都是直接把所有产品信息包括价格表告诉对方。这个流程因人因公司而异,就不赘述了。)

六、怎么报价?

报价的概念要清楚。报价不是一张价格表,或者说不仅仅是一张清晰的价格表,千万不要低估报价的价值与报价要注意的地方。报价是一个与客人互动的过程。从接到一个询价开始,不需要急着报价。要先了解客人背景,实力,销售模式等等,也就是客户评估。问清楚他对产品的要求,包装的要求,可能的数量等等,可以电话,也可以邮件。

这个过程是很重要的,是向客人展示你的专业性的宝贵机会。英语蹩脚不要紧,要把产品的术语记好,在打电话之前先想想要问什么问题,客人可能会问什么问题,最好写下来。如果客人愿意和你聊,还可以简单讲讲自己公司的历史和经营理念,树立自己供应商的形象,反正就是要给他一个除了价格之外,选择跟你合作的理由。所以,报价前先问清楚,没有问题就创造问题去问。

确定报价。比如阿联酋,面对本国人和菲律宾劳工的消费市场就是泾渭分明,完全不同的市场。了解客人的市场定位,就可以在价格和品质之间找到一个平衡点。很多客人(比如美国)如果对你有信心的话,根本不CARE价格高5%甚至于10%,你的产品他拿回去是翻着倍在卖,对你来说10%可能是大部分利润,对他来说只是利润里的10%,用我客人的话来说就是:就当买了个保险,关键是他觉得这钱花得值得。

制作报价单。事后跟进,还是语音为主,继续强化他的认识,顺便了解他的运作规律、采购计划、销售计划等等。比如问他什么时候下单啊,如果他说我已经报给老板了,那你就大概知道他们的决策程序。如果他说别急,我到下半年才考虑,那你也可以分析出他们的采购时间表等等。反正这些信息都是有用的,哪怕他最后不下单,这些经验在面对下个客人的时候还是有用的。

七、怎么应对外贸出口过程中可能遇到的问题?

也许你觉得你只是外贸业务员,但有时候即使有订单,货物最后没有交付都不会让你省心,对于高级外贸业务员要明白一些外贸出口的问题,多学习。

(一)可能会遇到的问题:

有些买家让企业赊货。有些会隐瞒破产的事实,有的会在签订合同后,更改信用证的条款,因而使我们无法收回款项。还有的买家在没有正本提单的情况下把货物提走。

(二)遇到上面的问题,企业是如何去解决的呢?

1.付款方式最好采用L/C信用证,而且要有声誉的银行开出的信用证,即使是关系比较密切的客户,也尽量不要采用赊货的方式。

2.调查买家的信用状况,可以通过律师或信用评级机构调查、评估买家评级。

3.企业必须小心所有合约,信用证条款的修订,有需要时,寻求法律意见。

4.企业不要以为手持正本提单不会有问题,因为买家不用正本提单也可能拿到货物,根据企业采用FOB的方式,运输由买家负责,外国的货运代理只顾及利益,听命于付钱的人。

八怎么尽快熟悉外贸出口流程?

需要联系一下货代公司,如果你的产品是需要做商检的货物,你需要根据商检出具的出入境检验检疫通关的时间来安排订舱以及报关时间,以免造成缺证无法报关的问题,从而导致托班:

1.根据货量安排订舱

2.准备货物的同时,准备一下出货时清关的单据

3.代理会提货,取单据,根据订舱船期来进行报关

4.代理出提单发给国外收货人

九、外贸签合同时怎么规避风险?

合同是业务纠纷的依据,所以在合同的谈判和签订上一定不能大意。在谈判和签订阶段,首先是要确定用户的诚信,加强资信调查是确定交易伙伴的重要方法。在调查中要重点了解对方的企业性质、贸易对象的道德、贸易经验等,特别是贸易伙伴的资金及负债情况,经济作风及履约信用等,同时对于主要防范合同文本的风险。

1.谈判前参照完善的格式样本谈判,避免遗漏有关条款。

2.尽量提供自己的合同文本,自己掌握主动权。

3.对方提供的合同,防止看不见的条款“影子条款”。对方提供的合同,带回公司考虑后再签,不要匆忙签字。

4.在磋商过程中,E—MAIL、传真或口头等方式的,约定以签订正式合同确认书为准,使合同具有确定性、公开性、告诫性,避免电子证据(电子邮件、电子数据、传真)的证据缺陷。

5.业务条款的风险防范(以支付条款为例)

如果是汇付方式,尽量在合同条款中要求进口商提供银行保函。如果采取托收方式,事先要注意有的拉美国家对D/P方式,常常按照D/A方式处理的做法;更要注意设法在进口商付款前确保货物的所有权,防止钱货两空;在办理托收时不要在托收委托单上指定代收行。如果是L/C方式,要注意规定对方开证时间、开证银行,并要求进口商退货时须3套正本 提单全退回方可。重视法律条款:

①违约金条款:违约金条款第一不要遗漏,第二要全面,第三幅度可以高,但不要太高,因为太高导致条款无效,等于让裁判庭自己决定。

② 商检条款:商检certificate是买卖双方结算、计算关税、判断是非办理索赔的依据。合同应对检验标准、检验期限、凭封单检验还是凭现状检验,以及对标的质量和数量提出异议和答复的期限做出明确规定,以免进口商拖延不决。

③不可抗力条款:最好在国际合同中尽量列举不可抗力的具体范围、证明条件、通知期限,这可以避免进口商找借口不付款。

④争议解决方式条款:由于国外执行难等许多原因,最好约定仲裁条款。条款表述要规范,不能模棱两可造成麻烦。

⑤法律适用条款:应尽量争取适用中国法解决争议。

⑥合同文字及其效力条款:防止侵犯外国专利权。因为目前我国出现较多此类纠纷,要注意避免侵权带来的收汇风险,明确法律责任。可以规定“货物所有权保留”条款。在不影响正常贸易情况下,约定在进口方尚未付清全部货款之前,货物仍由出口商所有。

十、哪种外贸付款比较安全?

1.前T/T:客户如能预付货款,此为最优支付方式。

2. D/P与前T/T结合:如果客户能前T/T部分货款,且此货款足以可以支付往返运费及海关其他费用,其余部分采取D/P,此方法可以使用。但不宜接受记名提单。如果金额较小,推荐使用以上两种付款方式。在20000美元以下的,如果是老客户,且信用较好,且此货物比较常规及畅销,又无变质及保质期问题,同时,又不是记名提单的情况,则可以接受纯D/P。D/P下托收银行须为一流的银行。

3.西方国家的L/C:较大金额的情况下,建议接受L/C。但要对客户及银行的资信有一定的调查。需要注意一些国家如非洲等国家的L/C是不可以接受的。如果客户做远期L/C则须询问部门总经理的意见后再作出决定。

高风险支付方式:D/A,远期支票,后T/T等皆属高风险支付方式。

一般不接受以上的高风险支付方式。但对一些实力雄厚的公司或工厂在经过调查后,认为其值得信赖的情况下,向部门总经理申请一定的额度,待其同意后,方可执行此类高风险业务。


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